Word で文書を作成しているときに、右揃えにした行末にスペースを挿入するとスペースが用紙の余白部分にはみ出して入力されてしまうことがあります。
右揃えにした段落を左に少し移動したい時、左インデントを設定しても良いのですが
行末にスペースが入れられるよう設定変更をすることも可能です。
▼操作手順：行末にスペースを入力できるよう設定変更する
メニュー［書式］－［段落］をクリック
↓
［段落］ダイアログ－［体裁］タブをクリック
↓
［改行時の処理］欄－［英単語の途中で改行する］チェックをOnに
（Word 97の場合は［英文ワードラップ］チェックをOffに）
↓
［段落］ダイアログ－［OK］ボタンをクリック
コンパクトに文章中心でまとめたWordの企画書は、機動性の高さという利点から工夫のないPowerPointよりも重宝されることがよくあります。実は、Word機能の「箇条書き」「表組」そして「余白」という三つのポイントを有効に使うこで、見違えるプレゼン資料（企画書）が作成できます。
意外に好かれる「文章の多い企画書」
私の経験上、官公庁や大手企業などに提案するときには、フォーマットをWordに決められることが多くありました。かつて私が働いていた大手ソフト制作会社でも、企画書はA4一枚とか、多くて数枚に内容をコンパクトにまとめたものが主流でした。今でも企画書はWordのA4一枚とかA3一枚などのフォーマットを定めているところが多いと思います。その方が読むのに時間がかからないわけです。コンパクトに文章中心でまとめたWordの企画書のほうが機動性が高く、とくに年配の方に好まれる印象がありました。
｢箇条書き｣・「表組」・「余白」について
「文章の多い企画書」でポイントをあげると｢箇条書き｣「表組」「余白」の使い方がポイントになると思います。
箇条書きのポイント
・分類して整理すること
｢箇条書き｣ですが、「短い文章を適当に思いつくままに書き並べること」だと思っていないでしょうか？ ｢箇条書き｣の本来の意味は『事項を分類して整理すること』です。つまり、それがちゃんとできれば企画書の骨組みはできたも同然です。
・項目は7つまでにすること
人間が把握できる項目数は、せいぜい7つくらいだと言われています。ですから、多数の事項があっても、｢箇条書き｣の項目は7つ以下にとどめおくようにしましょう。｢箇条書き｣の行頭数字が「40」「41」とかなっていたら読む気はおきませんよね。7つ以上になるときには、それこそ、分類・整理して、大項目・中項目と分けていくのです。
・行頭の位置・行頭文字はルール決めしておくこと
言うまでもありませんが、行頭の位置はインデントで設定します。「下の項目」に映るときは、2文字分空けるとよいです。
表組
・箇条書きを表組にすること
｢箇条書き｣だけでもよいですが、「表組」に変換すると、また見やすくなります。
・表組をデザインすること
文章中心の企画書の中で、表組は、一番ハイライトされる部分です。罫線や網掛けで、多少デザインを加えて訴求力を上げましょう。Wordには「オートフォーマット」という機能がついていますし、Word2007バージョンからは、カラフルで立体的な表組をつくりやすくなりました。
余白
・思い切って余白をとること
「視線の動き」については以前に述べました。Wordで、A4縦のデフォルトのフォーマットにすれば、はじめから読みやすいスタイルとなっています。さらに、左側に大きく余白をとったりして、読みやすさとデザイン性を工夫します。
ＩＴスクールインストラクター 田口 智
受講生から、「【Word（ワード）2007で】ページ番号付きの文書で、先頭ページにページ番号を付けない方法を教えてください。」という質問を頂く事があります。
たとえば、タイトルページや表紙には、通常は、ページ番号を付けません。
ページ番号付きの文書に、デザインのギャラリーからデザイン済みの表紙またはタイトルページを追加した場合、表紙やタイトル ページはページ番号 1 として追加され、2 番目のページのページ番号は 2 になります。
先頭ページにページ番号を付けない操作手順
1.文書内の任意の場所をクリックします。
2.[ページレイアウト] タブの [ページ設定] ダイアログ ボックス起動ツールをクリックし、[その他] タブをクリックします。
3.[ヘッダーとフッター] で、[先頭ページのみ別指定] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。
※[先頭ページのみ別指定] チェック ボックスをオフにすると、先頭ページのページ番号が再び表示されます。
※上記は、表紙ギャラリーから表紙を挿入した文書以外の文書に適用されます。
ＩＴスクールインストラクター 田口 智
チームなど複数人でWord文書をやりとりしていると、自分の手に戻ってきたころにはどこが変わったのかわからなくなってしまうことがしばしばあります。
そういうときのために、Wordには「変更履歴」を保持する機能があります。
今回はその機能の仕組みや有効・無効にする方法をご紹介します。
変更履歴のオン／オフを切り替える
Word 2007において、変更履歴のオン／オフを切り替えるには、〔Ctrl〕+〔Shift〕+〔E〕を押します。
何も変わらない、という方は、〔校閲〕タブをクリックしてから行ってみてください。
〔変更履歴の記録〕の色が変わります。 このオレンジ色の部分をクリックすることでも、オン／オフを切り替えることが可能です。
ステータスバーに変更履歴の状態を表示
またステータスバーに変更履歴のオン／オフを表示することもできます。
Wordのステータスバー上で右クリックを押します。出てきたメニューから〔変更履歴〕をクリックし、チェックが入った状態にします。
すると、ステータスバーに変更履歴の記録のオン／オフ状態が示されます。この部分をクリックすることでも、オン／オフを切り替えることが可能です。
さらに・・・
文章の校正
変更履歴の記録をオンにした状態で文章の校正をおこなうと、例えば、文言を追加した場合には色付きで表示したり、削除した場合は、取り消し線で表示したりと、その変更の履歴を残すことができるようになります。
コメントの挿入
文章の校正をしている際、他の人に「ここはこうしてほしい！！」などと、文書をやりとりする相手に対してメモ書きを残したい場合があります。そんなときは、コメント機能が使えます。コメントをつけたい文字列や画像などを選択し、〔コメントの挿入〕ボタンを押すと、コメントがつけられるようになります。
部署内、チームなど複数で作業される場合は、是非お試しください。
ＩＴスクールインストラクター 田口 智
