シート見出しに色を付ける

Excelのシート見出しに色を付ける機能をご紹介しますが、この機能には注意事項があります。

作業が分かりやすくなるこの機能ですが、Excelのバージョンによってはこの機能はありません。
例えば、Excel2010でシート見出しに色を付けても、この機能がないExcel2008ではシート見出しに色は付いていません。
ですので、シート見出しの色で判断が必要になるような使い方は避けましょう。

「シート見出しの色」機能の有無は下記の通りです。

  • Excel2010 ○
  • Excel2008 ×
  • Excel2007 ○
  • Excel2003 ○
  • Excel2002 ○
  • Excel2000 ×
  • Excel97  ×


シート見出しの色を変更する

(1)シート名のところで右クリック
(2)[シート見出しの色(T)]をクリック
(3)このあと右側に出てくる色パレットで色を選びます

PowerPointでタブを使ってテキストを揃える

受講生のパワーポイントで作成した資料を手直ししていると、よく見かけるのが値段や、数値を表すスライドで、文字の先頭や末がガタガタしているデータを見かけます。
こんな時、データを確認すると、ほぼ100%の確率で、スペースを使って頭合わせをしています。
今回はそんな文字のガタつきをなくすために、「タブ」を使ってテキストを揃る方法についてご説明します。

まず、値段を表わしているメニュー表を適当に用意します。
商品名の後ろにスペースを入力して値段を入力 すると次のようになります。

powerpoint101.gif

スペースを使った位置わせを行うため文頭や文末にズレが生じてしまう

このズレをなくすためにキーボードの「タブ」キーを利用します。
「タブ」キーは「ルーラー」で設定した タブの位置に合わせて自動で頭合わせをしてくれます。
なお、タブの機能には4種類あり、ルーラー表示の左上にあるアイコンをクリックすることで切り替えることができます。

powerpoint102.gif

今回のデータは値段の「0」を合わせたいとすると「右揃え」を選択する必要があります。
タブのマークを 「右揃え」になるまでクリックしてください。
そしてそのままルーラーをクリックすれば、右揃えのタブ合わせになります。

powerpoint103.gif

もし仮にこのメニュー表を使って、注文比率を出したいと思った時。
このときタブを右揃えにすると小数点 の位置がずれてしまい、また分かりにくくなってしまいます。
そんな時は「小数点揃え」を選択すると、小数点の位置に合わせて表示してくれるので非常に見やすくなります。

powerpoint104.gif

皆さんも是非試してみてください。

ITスクールインストラクター  田口 智

Word(ワード)変更履歴の記録について

チームなど複数人でWord文書をやりとりしていると、自分の手に戻ってきたころにはどこが変わったのかわからなくなってしまうことがしばしばあります。
そういうときのために、Wordには「変更履歴」を保持する機能があります。
今回はその機能の仕組みや有効・無効にする方法をご紹介します。

変更履歴のオン/オフを切り替える

Word 2007において、変更履歴のオン/オフを切り替えるには、〔Ctrl〕+〔Shift〕+〔E〕を押します。
何も変わらない、という方は、〔校閲〕タブをクリックしてから行ってみてください。
〔変更履歴の記録〕の色が変わります。 このオレンジ色の部分をクリックすることでも、オン/オフを切り替えることが可能です。

ステータスバーに変更履歴の状態を表示

またステータスバーに変更履歴のオン/オフを表示することもできます。
Wordのステータスバー上で右クリックを押します。出てきたメニューから〔変更履歴〕をクリックし、チェックが入った状態にします。
すると、ステータスバーに変更履歴の記録のオン/オフ状態が示されます。この部分をクリックすることでも、オン/オフを切り替えることが可能です。

さらに・・・

文章の校正
変更履歴の記録をオンにした状態で文章の校正をおこなうと、例えば、文言を追加した場合には色付きで表示したり、削除した場合は、取り消し線で表示したりと、その変更の履歴を残すことができるようになります。

コメントの挿入
文章の校正をしている際、他の人に「ここはこうしてほしい!!」などと、文書をやりとりする相手に対してメモ書きを残したい場合があります。そんなときは、コメント機能が使えます。コメントをつけたい文字列や画像などを選択し、〔コメントの挿入〕ボタンを押すと、コメントがつけられるようになります。

部署内、チームなど複数で作業される場合は、是非お試しください。

ITスクールインストラクター  田口 智

PowerPointからWordファイルを作成

PowerPointには、PowerPointからWordファイルを作成するコマンドがあります。

PowerPoint2003でしたら、メニュー[ファイル]-[送信]-[Microsoft Office Word]コマンド、PowerPoint 2007でしたら、[Officeボタン]-[発行]-[Microsoft Office Wordで配布資料を作成]コマンドです。

またPowerPoint 2010の場合、以下の手順でPowerPointのプレゼンテーションからWordの文書を作成できます。

PowerPoint 2010からWordへアウトラインを送信する場合

1.[ファイル]タブ
2.[保存と送信]
3.[配布資料の作成]
4.[配布資料の作成]ボタンをクリック

[Microsoft Wordへ送信]ダイアログ
[アウトラインのみ]オプションを指定

[Microsoft Wordへ送信]ダイアログ
[OK]ボタンをクリック

PowerPoint 2010で、PowerPointのプレゼン資料などからWord文書を作成しようという方は、是非お試しください。

 

ITスクールインストラクター  田口 智

 

image07300225.jpg

法人様向けパソコン研修風景

Office 2010 の「リボン」について

Microsoft Office 2007 ではインターフェース(ツール系の表示)が一新され、特に左上隅に登場した大きな「Officeボタン」には非常に違和感がありました。普段講師としてOfficeソフトを毎日見ていたこの私もでも大きな変化を感じました。

今回の Office 2010 では「Officeボタン」をやめ、「リボン」に「ファイル」タブを追加するように変更されています。ある意味、昔の「ファイル」メニューに戻ったような感があります。

今回の Office 2010 の「リボン」で一番変わったのは「ファイル」タブが追加されたことだと思います。

さらに利用者が「タブ」を追加して、良く使う「コマンド」を集めたり、ほとんど使わないコマンドを非表示にするといった「カスタマイズ」ができるようになっています。もちろん使わなくても構いません。

ができるようになっています。もちろん使わなくても構いません。

「カスタマイズ」手順は「ファイル」タブで「オプション」を選択、開いた画面左にあるリストから「リボンのユーザー設定」を選択します。

office2010_01.jpg

 

「リボンのユーザー設定」画面で「タブ」「コマンド」を追加&削除、表示&非表示を設定します。

office2010_02.jpg

右下にある「ユーザー設定」項目で「リセット」できるので、おかしくなっても元の状態に戻せます。ほとんど使わない「コマンド」は非表示にするなど、メリットがあると感じれば是非試してみてください。

ワード、エクセル、パワーポイントで 2007 と 2010 との「リボン」の違いを確認しましたが、基本的な「タブ」「グループ」そして「コマンド」の種類と並びについては、ほとんど継承されています。

※ もちろん Office 2010 の新機能による「タブ」や「コマンド」の
追加はありますが、ほとんど変化は感じません。

ITスクールインストラクター  田口 智